Платежный календарь в 1С:ERP представляет собой автоматизированное рабочее место, позволяющее планировать поступление и расход денежных средств, оценивать остатки на расчетных счетах и кассах на конец дня, формировать платежные поручения, а так же максимально гибко управлять ликвидностью.
В данной статье мы рассмотрим основной функционал платежного календаря, а также проследим последовательность действий от появления в календаре планового списания денежных средств до формирования платежного поручения.
1. Настройка платежного календаря
1.1. Настройка НСИ
Для работы платежного календаря в настройках НСИ должны быть включены заявки на расходование денежных средств.
1.2. Настройка внешнего вида Платежного календаря
Внешний вид платежного календаря можно настроить с помощью кнопки «Вид», выбрав один из трех предложенных интерфейсов.
Интерфейс «Заявки – Календарь» размещает разделы вертикально, блок плановых расходов/поступлений слева, а сам календарь справа.
Интерфейс «Календарь – Платежи» размещает разделы горизонтально, календарь сверху, а плановые расходы/поступления внизу.
Интерфейс «Список заявок» выводит табличную часть только с заявками на расходование ДС. Этот режим удобен для утверждения заявок и группового формирования платежных поручений.
Дополнительно внешний вид платежного календаря можно настроить, выбрав количество дней (горизонт) планирования. Это то количество дней «вперед» от текущей даты, которое будет отображаться в календаре.
1.3. Настройка типов отображаемых документов
По умолчанию в платежном календаре выводится информация из согласованных заявок на оплату, при этом перечень документов планирования можно расширить. Для этого необходимо нажать кнопку «Еще» календаря, а далее выбрать «Настройка».
В появившемся окне представлены несколько видов источников информации о плановых списаниях или поступлениях денежных средств. Именно эта информации далее будет влиять на расчетные остатки на конец дня. Также в данном окне можно выбрать валюту итоговых остатков, начальную дату горизонта планирования и видимость нерабочих дней в календаре.
2. Структура платежного календаря
2.1. Строки платежного календаря
Строки в платежном календаре можно разделить на 4 вида:
1. Нераспределенные списания и поступления – в данной строке отображаются плановые списания или поступления, по которым не выбран расчетный счет/касса. Выбрав данную строку, в разделе с платежами можно увидеть перечень подобных документов и установить необходимый расчетный счет/кассу;
2. Расчетные счета и кассы – перечень всех расчетных счетов и касс с указанием фактических и плановых остатков. Если нажать на «+» рядом с названием счета, можно увидеть плановые поступления и списания.
3. Прогнозные остатки (по валютам) – сумма остатков (фактических или плановых, в зависимости от колонки), сгруппированная по валютам. Красные остатки в столбцах с днями свидетельствуют о планируемом кассовом разрыве по текущему счету;
4. Итоговые прогнозные остатки – сумма всех остатков (фактических или плановых, в зависимости от колонки) в одной валюте.
2.2. Колонки платежного календаря
Колонки данной табличной части тоже можно разделить на 4 вида:
-
Валюта – валюта нераспределенных платежей, счета или остатков;
-
Остаток – начальный остаток денежных средств на начало период (данные РН «Денежные средства»);
-
Просрочено – информация по ранее запланированным, но не осуществленным списаниям или поступлениям. Чаще всего отображение здесь информации обусловлено тем, что у документа плана (заявки на расходование ДС или ожидаемого поступления ДС) нет связанного документа факта (списания безналичных ДС/расходного кассового ордера или поступления безналичных ДС/приходного кассового ордера). В разделе «Платежи» можно увидеть расшифровку просроченной суммы и, при необходимости, её откорректировать;
-
Дни – это запланированные на определенную дату списания и поступления денежных средств.
3. Функционал платежного календаря
После того, как мы видим все остатки по расчетным счетам, а также плановые поступления и списания мы можем сбалансировать наш денежный поток, чтобы исключить возникновения кассового разрыва. Для этих целей платежный календарь предоставляет несколько основных функций. Стоит отметить, что весь перечисленный далее функционал относится только к заявкам на расходование ДС.
3.1. Распределение списаний и поступлений
Если по строке «Списание не распределено» остались документы, следовательно по ним необходимо определить расчетный счет/кассу, откуда будет осуществляться платеж. Следует напомнить, что для заявки на расходование ДС распределение зависит от выбранного расчетного счета/кассы не на вкладке «Основное», а на вкладке «Распределение по счетам». То есть, если в заявке на расходование ДС будет заполнен банковский счет на вкладке «Основное», а аналогичное поле на вкладке «Распределение по счетам» будет пустым, то такая заявка в платежном календаре отразится в строке «Списание не распределено». Синхронизировать данные реквизиты можно командой «К оплате», о которой речь пойдет позже.
Распределить платеж в платежном календаре можно двумя способами:
-
С помощью команды «Перенести на другой счет/кассу». Для этого в поле с заявками нужно выбрать необходимый документ, нажать кнопку «Изменить платеж» и выбрать «Перенести на другой счет/кассу». В открывшемся окне останется только выбрать необходимый расчетный счет/кассу.
-
Перетащить нераспределенный документ из раздела «Платежи» на соответствующую строку раздела «Календарь». Плановый документ можно просто перетащить на нужный счет/кассу, зажав левой клавишей мыши. Это не только установит дату и расчетный счет/кассу, но и установит документу статус «К оплате».
3.2. Перенос даты платежа
Плановую дату списания по документам «Заявка на расходование ДС» в платежном календаре можно передвигать. Данное действие заполняет дату на вкладке «Распределение по счетам» заявки на расходование ДС. Выполнить это можно двумя способами:
-
Используя кнопки «Перенести на последний день» (переносит на последний день горизонта планирования), «Перенести на первый день» (переносит на первый день горизонта планирования), «Перенести на дату…» (переносит на любую дату).
-
Используя кнопки переноса вперед и назад. Данные кнопки переносят на один день вперед или назад соответственно
3.3. Разбиение платежа
Заявку на расходование ДС можно оплатить несколькими суммами, распределив по расчетным счетам и/или дням. Для этого необходимо выбрать заявку в разделе «Платежи», нажать кнопку «Изменить платеж» и выбрать «Разбить оплату». Данная процедура, как и изменение даты, заполняет или редактирует информацию на вкладке «Распределение по счетам» заявки на расходование ДС.
3.4. Переводы между расчетными счетами
Если при анализе платежного календаря возникла потребность в переводе денежных средств с одного расчетного счета на другой (или внесения наличных ДС из р/с в кассу, или внесения наличных из кассы на р/с, или покупки/продажи валюты), то данный перевод можно запланировать, не выходя из платежного календаря. Для этого необходимо выбрать расчетный счет/кассу, с которой будет осуществляться перевод и нажать кнопку «Запланировать», а далее выбрать необходимый вариант перевода денежных средств. Данная операция создаст документ «Распоряжение на перемещение ДС» с соответствующим типом, информация из которого отразится в платежном календаре и скорректирует конечные остатки.
3.5. Установка статуса «К оплате»
Если какие-то заявки на расход ДС не были ранее распределены, то есть им не был установлен счет списания и дата оплаты, сделать это можно с помощью кнопки «К оплате». Данная команда заполняет в заявке вкладку «Распределение по счетам» данными из вкладки «Основное».
Выполнить данную операцию можно в разделе «Платежи» (если включен интерфейс «Календарь – Платежи» или «Заявки – Календарь») выбором необходимой заявки (или нескольких заявок) и нажатием кнопки «К оплате» либо нажатием правой клавишей мыши и нажатием этой кнопки.
В режиме интерфейса календаря «Список заявок» тоже можно выполнить данную процедуру, но в данном варианте еще можно удобно отобрать нераспределенные заявки.
3.6. Формирование реестра платежей
При необходимости, по всем плановым данным (поступлениям и списаниям) можно сформировать реестр платежей. Сделать это можно нажатием соответствующей кнопки в шапке календаря.
Настройками можно выбрать внешний вид реестра, виды отображаемых в нем документов, их статусы, группировки, делать отборы по организациям и расчетным счетам.
Следует отметить, что реестр платежей в 1С:ERP – печатная форма, а не документ. То есть функционал у него как у отчета, и возможности хранить реестры в программе нет.
3.7. Формирование платежных поручений
Заключительный этап работы в платежном календаре – это выгрузка платежных поручений, для их дальнейшей загрузки в клиент-банк и отражению в бухгалтерском учете.
Выполняется данная операция нажатием кнопки «Сформировать списания ДС». Это можно сделать как для заявок на оплату для одного расчетного счета, так по всем расчетным счетам.
-
Для формирования платежных поручений по одному расчетному счету, необходимо нажать кнопку «Сформировать списания ДС» в разделе «Платежи».
-
Для формирования платежных поручений по всем расчетным счетам, необходимо